ANALISA STUDI KASUS
PEMANFAATAN JARINGAN KOMPUTER DI UNIVERSITAS RIAU
Universitas Riau adalah universitas yang berdiri di area seluas kurang lebih 350 hektar di  kota Pekan Baru. Sampai tahun 2008, pengembangan teknologi informasi terus dikembangkan dan disempurnakan baik pengembangan internal organisasi pengelola teknologi informasi maupun jaringan antar fakultas di lingkungan universitas Riau.
Pada saat ini pengembangan jaringan teknologi informasi pada universitas Riau dibagi dalam:
1.       Informasi
Informasi yang dikelola oleh Sistem Informasi Akademik Universitas Riau adalah berasal dari Sistem Informasi lainnya yang terintegrasi dengan sistem induk. Setiap Sistem Informasi dimiliki oleh bagian kerja masing-masing yang sesuai dengan fungsi bagian yang bersangkutan (Sistem Informasi Mahasiswa, Dosen dan Alumni dimiliki oleh Bagian Administrasi Akademik, Sistem Informasi Keuangan dimiliki oleh Bagian Keuangan). Keseluruhan Bagian mendapat dukungan secara teknis dari Pusat Komputer
Pengelolaan database dilakukan oleh Pusat Komputer (Database Administrator). Hal ini membuat data yang dipakai oleh Sistem Informasi Akademik adalah bersifat unik.
Hingga saat ini data yang dikelola oleh Pusat Komputer tidak mengalami kendala berarti dikarenakan data yang digunakan oleh setiap Sistem Informasi yang telah dikembangkan baru informasi akademik untuk jurusan dan administrasi mahasiswa.
2.      Aplikasi
Maksud aplikasi adalah seluruh prosedur baik yang bersifat manual maupun yang telah dikomputerisasikan. Sistem Informasi yang telah berhasil dikembangkan adalah sebagai berikut :
1.    S.I. Administrasi Pelayanan Mahasiswa
Lingkup sistem yang telah dikembangkan :
·      Menangani permohonan Surat Keterangan, PKL dsbnya.
·      Menangani permohonan Cuti Akademik.
·      Menangani permohonan Pindah Program Studi / Jenjang Pendidikan.
·      Menangani pengajuan mata kuliah
·      Menangani pengajuan ujian susulan
·      Menangani pengajuan protes nilai
2.  S.I. Administrasi Pelayanan Dosen
Lingkup sistem yang telah dikembangkan :
·      Update data Dosen
·      Input kehadiran Dosen
·      Input nilai mahasiswa
3.  S.I. Administrasi Alumni
Lingkup sistem yang telah dikembangkan :
·      Update data Alumni
·      Menangani permintaan legalisir dokumen (Ijazah)
·      Menangani permintaan lowongan kerja dari alumni secara email
4.  S.I. Perpustakaan
Lingkup sistem yang telah dikembangkan :
·      Menangani transaksi penimjaman buku
5.   e-Learning
Pengembangan konsep e-Learning ini diharapkan dapat memacu dan meningkatkan motivasi mahasiswa dalam proses belajar secara aktif.
Sistem Informasi yang belum dikembangkan (manual) adalah sebagai berikut :
1. S.I. Penelitian
Sistem Informasi Penelitian hingga saat ini masih bersifat manual walaupun secara prosedur telah tertata dengan baik. Untuk itu diharapkan dengan dikembangkannya Sistem Informasi Penelitian ini dapat membantu meningkatkan pembinaan karier Dosen melalui penelitian. Sistem ini dianggap penting karena mengacu kepada ketentuan kenaikan jabatan akademik Dosen. Sistem ini juga dapat membantu Pimpinan Universitas Riau untuk melakukan analisa terhadap kelayakan seorang Dosen.
2.  S.I. Pengabdian Masyarakat
Pendokumentasian kegiatan pengabdian masyarakat hingga saat ini masih bersifat manual sehingga menyulitkan bagi Pimpinan Universitas Riau untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan pengabdian masyarakat yang telah dilakukan. Oleh sebab itu, diharapkan pengembangan Sistem ini dapat membantu Pimpinan Universitas Riau dalam menilai kelayakan kegiatan pengabdian masyarakat yang telah dilaksanakan dan dapat dijadikan acuan untuk pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat pada periode berikutnya.
3.  S.I. Sarana Prasarana
Penggunaan sarana prasarana hingga saat ini masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku kerja sehingga menyulitkan pengecekan apabila terjadi kerusakan pada sarana prasarana yang digunakan. Oleh sebab itu, pengembangan Sistem ini diharapkan dapat mempercepat upaya deteksi adanya kerusakan atau malfunction dari sarana prasarana yang digunakan serta menganalisa kebutuhan sarana prasarana untuk periode berikutnya.
Hingga saat ini, Sistem Informasi yang telah dikembangkan tidak mengalami kendala yang berarti di bagian operasional, tetapi pada beberapa bagian mungkin perlu ditingkatkan dalam hal penambahan fasilitas sesuai dengan kebutuhan. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, ke depan diharapkan sistem ini juga dapat diakses melalui mobile technology.
3. Infrastruktur Teknologi Informasi
Yang dimaksud dengan infrastruktur teknologi informasi meliputi komputer, jaringan, sistem operasi dan sebagainya beserta fasilitas ruangan yang disediakan. Hingga saat ini keseluruhan Universitas Riau memiliki komputer :
Untuk penggunaan administrasi dan staf
§  Office Workstation 366 unit, terdiri dari 28 notebook dan 328 desktop.
Untuk penggunaan proses belajar mengajar
§  Workstation 920 unit yang terbagi dalam 46 ruang laboratorium komputer.
Setiap workstation di laboratorium komputer masih belum dilengkapi dengan PS. Server 16 unit, terdiri dari 3 web server, 1 mail server,  5 database server,  3 sms server, 3 firewall, dan 1 e-learning database dipakai bersama untuk keperluan administrasi dan proses belajar mengajar.
2.  Jaringan dan Internet
Seluruh jaringan pada rektorat sudah terkoneksi terutama pada bagian administrasi akademik dan jurusan terkecuali pada bagian keuangan. Pengelolaan jaringan komputer dan internet pada rektorat sudah cukup baik walaupun ada kendala pada koneksi dengan fakultas Teknik dikarenakan jaraknya yang cukup jauh dari rektorat dan personil pengelola teknologi informasi di fakultas teknik belum ada. Hal ini mengakibatkan perlunya dibangun jaringan tambahan ke fakultas teknik agar proses administrasi akademik baik untuk dosen maupun mahasiswa dapat dipenuhi kebutuhannya secara sistem.
3.  Sistem Operasi
Untuk sistem operasi, Universitas Riau telah bekerja sama dengan SUN System melalui SUN Campus Agreement sejak tahun 2001. Untuk sistem informasi yang telah dikembangkan Universitas Riau menggunakan open source ( php programming & my sql ).
4.  Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia yang terkait dengan pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi yang dimiliki Universitas Riau saat ini adalah :
1.    Kepala Pusat Komputer 1 orang
Dengan kualifikasi lulusan Strata-3 Teknik Elektro.
2.  Network Administrator 10 orang
Dengan kualifikasi lulusan Strata-1 Teknik Elektro dan Fisika.
3.  Database Administrator 1 orang
Dengan kualifikasi lulusan Strata-2 Sistem Informasi.
 4. Programmer 5 orang
Dengan kualifikasi lulusan Strata-1 Ilmu Komputer.
5.  Teknisi 30 orang
Dengan kualifikasi 5 lulusan Strata-1 Fisika dan Teknik Elektro.
6.  Penanggung Jawab INHERENT
Dengan kualifikasi lulusan Strata-3 Teknik Elektro.
5.    IT Governance
 Prinsip tata kelola teknologi informasi telah diterapkan di lingkungan Universitas Riau tetapi hingga saat ini memang belum didokumentasikan secara baik dan lengkap. Ke depan diharapkan pengelolaan teknologi informasi di lingkungan Universitas Riau dapat didokumentasikan serta dijalankan sesuai dengan standar operasional yang telah ditetapkan. Hal ini dibutuhkan untuk menjamin keamanan data serta tidak terjadinya malfunction dalam penggunaan teknologi informasi.

Hasil yang telah dicapai
    Penggunaan Sistem Informasi Akademik menunjukkan peningkatan yang signifikan. Hal ini disebabkan seluruh kegiatan administrasi telah menggunakan Sistem Informasi Akademik yang dirancang.
    Motivasi mahasiswa dalam proses belajar mengajar mengalami peningkatan, hal ini dapat dilihat pada tingkat kehadiran mahasiswa di dalam kelas.
Hambatan yang dihadapi
1)      Belum banyak materi kuliah yang dapat diakses oleh mahasiswa dan perguruan tinggi lainnya.
2)      Belum semua staf pengajar menggunakan metode pembelajaran e-learning.
3)      Belum tersedianya fasilitas proses belajar mengajar secara online
4)      Belum adanya mekanisme monitoring, pelaporan serta pelaksanaan perbaikan infrastruktur teknologi informasi yang baku.

Upaya penanggulangan hambatan
1)      Perlu adanya pelatihan pengembangan materi kuliah secara online.
2)      Perlu adanya pelatihan dan sosialisasi yang lebih intensif tentang metode pembelajaran e-learning.
3)      Perlu peningkatan kapasitas bandwidth guna menunjang terlaksananya proses belajar mengajar secara online.
4)      Perlu disusun panduan mekanisme monitoring, pelaporan serta pelaksanaan perbaikan infrastuktur teknologi informasi yang baku guna menunjang aktivitas penggunaan teknologi informasi itu sendiri.